Başarısız ERP Projelerinin Sebepleri - 1: Değişime Karşı Direnç!

ERP yazılımı satın alarak yeni bir başarı hikayesine konu olmak hayaliyle yola çıkan bazı işletmeler yolun sonuna geldiklerinde; yazılımı satan ve uygulamayı yapan her iki firmaya da yüz binlerce dolar ödediklerini ama bir zaman sonra hedefledikleri noktalara gelemeden projenin hüsranla bittiğini görürler. Bugüne kadar bunun gibi başarısızlıkla sonuçlanmış ERP projeleri duymuşsunuzdur mutlaka. Peki başarı ile sonuçlanan birçok ERP projesi varken neden bazı projeler başarısızlık ve hüsranla sonuçlanıyor? Elbette bunun birçok nedeni olabilir. Biz bu yazımızda bunlardan sadece birine değineceğiz: "Değişime karşı gösterilen direnç."

ERP en genel anlamıyla işletmelerde Üretim, Finans, Planlama, Muhasebe, Depo ve Envanter Yönetimi ile ilgili çeşitli görev ve fonksiyonları gerçekleştirmek için hazırlanmış, en iyi tecrübelerin ve iş metotlarının bir arada sunulduğu sistemdir. ERP sistemleri sadece belirli bir firmaya özel olarak değil tüm firmaların kullanımına imkan sağlayacak şekilde geliştirilirler. ERP ile tüm işletmelerin kullanabileceği temel fonksiyonlar,raporlar,iş süreçleri ve iş metotları gibi bilgiler işletmelerin kullanımına sunulur. Mutlaka her firmanın kendine özel iş süreçleri ve metotları vardır ama genel olarak tüm işletmelerin kullanmış oldukları sistem temel olarak aynıdır. Her ne kadar yeni başlayan her ERP Projesinin öncesinde firma çalışanları "Bizim iş metotlarımız, süreçlerimiz çok farklı, bu yazılımın bize tam anlamıyla uyacağını pek sanmıyoruz" deseler de aslında tüm işletmelerde gerçekleştirilen operasyonlar bazı küçük farklılıklar dışında tamamıyla birbirine benzemektedir. Eğer bir ERP yazılımı tüm firmalara hiç uyarlama gerektirmeden tam anlamıyla uyuyor olsaydı uygulama danışmanlığı alınmayan birçok projenin de batmamış olması gerekirdi. Yazılımı satın alıp onu bir işletmede uygulamak sanıldığı kadar çok basit değildir. ERP Projeleriyle amaçlanan, firmanın kendi süreçleri ile ERP’nin getirdiği süreçler arasında bir uyum yakalamaktır. ERP yazılımında, uygulamanın yapıldığı firmaya uymayan eksik veya fazla yönler de mevcut olabilir. ERP projelerinde en büyük hata ERP yazılımını tamamıyla firmanın kendi süreçlerine uydurmaya çalışmaktır. Bunun yerine uyumsuzluğun olduğu noktalarda firma da ERP’nin beraberinde getirdiği tecrübe edilmiş,denenmiş ve birçok firmada başarılı olmuş süreçlere uymayı bilmelidir.

İşletme için bir çok yeni ve faydalı iş metodunu da beraberinde getirmekte olan bir ERP yazılımından maksimum şekilde faydalanabilmek için, firmanızdaki tüm çalışanları bu sistemin ana hatlarını çizmiş olduğu iş metotlarına adapte etmek zorundasınız. Eğer bu sistemi kullanacak farklı departmanlardaki bazı kişiler, ERP yazılımı ile birlikte gelen iş metotlarının geçmişte kullanmakta oldukları sistemden daha iyi olduğu konusunda diğerleri ile aynı fikirde değilseler, yeni yazılımı kullanmaya karşı ya ayak direyecekler ya da yeni yazılımı tamamıyla geçmişte kullanmakta oldukları sisteme benzetmek amacıyla bilgi işlem desteği isteyeceklerdir. İşte bu, ERP projelerini çöküşe doğru götüren kırılma noktasıdır. Bu noktadan sonra firma içerisinde yazılımın uygulanıp uygulanmayacağı veya uygulamanın nasıl yapılacağı üzerine girişilen politik savaşlar başlar. Eğer işletme içerisinde yeniliğe,değişime karşı ayak direyenler ERP yazılımının, tamamıyla kendi iş süreçlerine göre değiştirilmesi konusunda diğerlerini ikna ederlerse işler çok kötüye doğru yol alıyor demektir. Bilgi işlem ekibi, yazılımı firma içindeki değişim karşıtlarının isteklerine uygun hale getirmek için giriştiği çok uzun ve maliyetli uyarlama çabaları yüzünden adeta çamura saplanır kalır. Bilgi işlem ekibi, ERP yazılımı üzerinde yaptığı birçok uyarlama sonunda tamamıyla kendi şirketlerine göre değiştirilmiş bir yazılım meydana getirebilirler. Yazılım üzerinde yapılan bütün bu kapsamlı değişikliklerden sonra yazılımı asıl geliştiren firmanın piyasaya süreceği yeni versiyonu bu işletmeye yüklemenin mümkün olmayacağını bilmek için de kahin olmak gerekmez. Yapılan bu uyarlamalar ERP Yazılımını güncellenmesi mümkün olmayan, yeni versiyonlarla upgrade edilemeyecek bir hale getirmiştir.

Bazı şirketler insanların alışkanlıklarını değiştirmenin yazılımı şirkete uyarlamaktan daha kolay olacağına dair bir varsayımda bulunurlar. Ama durum aslında öyle değildir. Eğer bazı çalışanlar değişime ayak direrse ve bu direnişin önü kesilip insanlar sisteme adapte olmaya ikna edilemezse ERP projeniz muhtemelen başarısızlıkla sonuçlanacaktır. Bu yüzden çalışanlar ERP’nin sadece bir yazılım değil aynı zamanda dünyada kabul görmüş bir yönetim bilişim sistemi olduğuna ikna edilmelidirler. Eğer çalışanlar, dünyadaki birçok şirketin kullanmakta olduğu bu yeni sistemle birçok fayda ve kolaylık elde edebileceklerine ve rakipleriyle rekabet edebilmek için bu sistemin gerekli olduğuna inanırlarsa ERP projelerinin başarısı için çok önemli bir eşik atlatılmış olur.

Motive çalışanlar rakiplere meydan okuyabilir

Global köyün en sıra dışı hanelerinden birinde yaşıyoruz...

Heyecanımız, karakterimiz futbol anlayışımıza bile yansımış. Dünyanın en iyi teknik direktörünü de getirsek biz onun dilinden o bizim dilimizden anlamayınca olmuyor işte!

Rıdvan Dilmen maçı yorumlarken "Sistem derken mantık derken Hiddink ruhumuzu öldürdü" dedi.

Biz buyuz işte, farklıyız, futbolumuz da iş yapış şeklimiz de farklı bizim. Anlayabilen başarılı oluyor anlayamayan iki kere de göreve gelse başaramayıp gidiyor.

Bir kulüp, bir milli takımı emanet ettik eline yüzüne bulaştırdı çünkü bizi biz yapan ruhu kavrayamadı.

Şirketleri de hep futbol takımlarına benzetirim. En basitinden ikisi de takım oyunudur. Takımın tüm oyuncuları görevini layığıyla yaparsa ortaya bir sinerji çıkar ve başarı da mutlaka ardından gelir. Biri düşse diğeri onu kaldırır, biri aksasa öteki ona destek olur ama nihayetinde o takım amacına ulaşır. Yıldız futbolcular eğer bir takımın parçası ise o takıma şampiyonluk kazandırır. Guti ile Hagi'yi birbirinden ayıran da tam olarak budur. Nice şirket sayabiliriz ki en iyi çalışanları transfer ettiğini düşünmesine rağmen arzu ettiği zirveye bir türlü yaklaşamaz. CEO'larına astronomik paralar ödeyip şirketini batmaktan son anda kurtaran şirketlerin sayısı hiç de az değildir. Yakınlarda HP, CEO'sunu bu nedenle kovmadı mı? Zararın boyutu 60 milyar dolara varınca CEO'yu kapının önüne koyuverdi HP. Şirketiyle bütünleşememiş, ekibini, şirketin dinamiklerini anlayamamış yöneticilerin pek çoğunu da aynı kader beklemiyor mu?

Liderlik ettiği takıma-şirket çalışanlarına kendini benimseten, çekim gücü ile onları etrafında toplayıp onlara güven veren, motive eden yöneticiler aldıkları ücreti son kuruşuna kadar hak eder ve elde ettikleri başarı ile şirketlerini sektöründe liderliğe oynatırlar. Vodafone Türkiye bunun en güzel örneklerinden biridir bana göre. Yabancı CEO ile yola çıkan Vodafone bir süre sonra oyuncu değişikliğinin gerekliliğini fark etti. Onlar da bir bakıma Abdullah Avcı'sını bulunca Hiddink'leri ile yollarını ayırdılar. Bugün Vodafone Türkiye elde ettiği başarı ile yapılanın ne denli doğru bir hamle olduğunu herkese gösterdi. Bu ülke insanı farklı hissediyor, farklı bir tarzda çalışmayı seviyor, dilinden ruhundan anlamadın mı zorlasan da aşı tutmayan ağaç gibi kuruyup gidebiliyor şirketler.

Tıpkı yöneticiler gibi çalışanlar da motive edilirlerse sıradışı işler ortaya koyup rakip şirketlere meydan okuyabilirler. Aksini hiç düşünmeyin bile! Coşkusunu, çalışma isteğini, azmini, heyecanını yitirmiş personelle şampiyonluğa oynamak güzel bir vizyon olabilir ama asla gerçekleşebilir bir hedef değildir. Çok başarılı olan şirket ile sürekli başarıyı arayan şirket arasındaki en önemli fark da budur. Çalışan memnun olduğu koşullarda coşar, sıra dışı işleri ancak o zaman ortaya koyar. Kendisine değer verildiğini, kişisel gelişiminin önemsendiğini, adil bir ortamda performansının takdir edileceğini hissederse kendinden isteneni fazlasıyla yapmaya gayret eder. Çok para çalışanı motive edip, böylesi bir coşkuyu tesis eder mi? Maddiyat önemli olsa da motivasyon için her şey demek değildir. Ben demiyorum bir araştırma söylüyor bunu. Çalışanlarınıza en yüksek ücretleri verseniz de tek başına bu başarıyı getirmiyor. Bu araştırmanın detaylarını bu linkten okumanızı öneriyorum.

İlgili makalede yazar yöneticilere aşağıdaki tavsiyede bulunuyor:

“Çalışanlarınıza öncelikle parayı dert etmeyecekleri ölçüde ödeme yapın, daha sonra onlara kendilerini daha çok öne çıkarmaları, inisiyatif kullanmaları ve kendilerini geliştirmeleri için fırsat yaratın.”

İşin püf noktası da burası işte. Hem maddi hem de manevi anlamda memnun edilmiş, motivasyonu üst düzeyde çalışanlarınız varsa tüm rakiplerinize meydan okuyabilirsiniz. Başka ne yol denerseniz deneyin aksi halde ömrünüz sizi geçen rakiplerinizi anlamakla geçecektir. Türk şirketlerine sorulsa pek çoğu inovasyonun önemine değinecektir. Çalışanlarından bu ortamı esirgeyen, esirgediği için de vaziyeti idare eden çalışanlara sahip olan şirketler mi inovasyon yapıp dünya şirketlerine kafa tutacak Allah aşkına. Madden insanları memnun da etseniz diğeri eksik oldu mu olmuyor. O zaman da çok iyi işleyen bir kamu işletmesinden farkınız kalmıyor. Gittiği yere kadar gidiyor, sonrasında kötü son gerçekleşiyor. Pek çok şirketin hızlı çıkışlarını global başarılarla taçlandıramayıp heyecanını yitirmesinde ve sıradan bir şirket olmasının altında da çalışanlarına bu ideal koşulları tesis edememesi yatıyor.

Lafla peynir gemisi yürütmeye çalışanlardan olmayalım. Havalı, süslü püslü laflar etmeyi millet olarak bırakalım. Rakiplere meydan okumak, liderliğe soyunmak istiyorsak kuruşların hesabından vazgeçelim, bol sıfırlı karları getirecek ekipleri kurmaya, onları motive edecek şartları oluşturmaya bakalım. Bunu yapıp da kaybeden şirketi bilmem siz gördünüz mü? En kıymetli değeri olan çalışanlarını umursamayıp açık ara arkadan gelenlerdense ne yazık ki ülkemizde bolca miktarda var. Sıra dışı başarı hikayeleri yok mu onlar da var elbette ama sayısı elin parmaklarını geçmez. Böyle kalırsa dünya markası, milyar dolarlık marka değerleri yaratmak ülkemiz için hayal olmaya devam edecek.